Japanese Business Email Writing

Write professional Japanese business emails following proper etiquette, structure, and keigo usage.

Reference Files

• reference/email-templates.md - 12 complete templates for common scenarios
• reference/keigo-examples.md - Detailed honorific verb transformations
• reference/seasonal-greetings.md - 時候の挨拶 by month

Email Structure

Japanese business emails follow a 7-part structure:

1. 宛名 (Recipient)      → 田中様 / 株式会社ABC 田中部長
2. 挨拶 (Greeting)       → お世話になっております。
3. 名乗り (Self-intro)   → ABC株式会社の山田でございます。
4. 要旨 (Purpose)        → 本日は〇〇の件でご連絡いたしました。
5. 詳細 (Details)        → Main content of your message
6. 結び (Closing)        → 何卒よろしくお願い申し上げます。
7. 署名 (Signature)      → Name, company, contact info

Subject Line (件名)

Be specific and include your company/name:

• 【ABC株式会社】お打ち合わせの件 (Re: Meeting)
• 【ご依頼】資料送付のお願い (Request: Document submission)
• 【お礼】昨日のご面談について (Thanks: Regarding yesterday's meeting)

Keigo Types

Three Levels of Politeness

When to Use Each

Sonkeigo - Describe the recipient's actions:

• ご覧になる (to see) → 資料をご覧になりましたか？
• いらっしゃる (to be/go) → 明日、会議にいらっしゃいますか？
• おっしゃる (to say) → 先日おっしゃった件について

Kenjogo - Describe your own actions:

• 拝見する (to see) → 資料を拝見しました。
• 伺う (to go/visit) → 明日、御社に伺います。
• 申す (to say) → 私から申し上げます。

Common Verb Transformations

Opening Phrases

Standard Opening (Most Common)

お世話になっております。
ABC株式会社の山田でございます。

First Contact

突然のご連絡、失礼いたします。
ABC株式会社の山田と申します。

Replying / After Meeting

ご連絡いただきありがとうございます。
先日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。

Cushion Words (クッション言葉)

Cushion words soften requests. Add before your main request.

Example:

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか。

Closing Phrases

Seasonal Greetings (時候の挨拶)

Note: For regular business emails, skip seasonal greetings and use お世話になっております instead. Use for formal letters or first contact with important clients.

See reference/seasonal-greetings.md for complete list.

Key Email Templates

Meeting Request

件名：【ABC株式会社】お打ち合わせのお願い

田中様

お世話になっております。
ABC株式会社の山田でございます。

先日ご紹介いただいた新サービスについて、
詳しくお話を伺いたく、ご連絡いたしました。

つきましては、下記日程でお時間をいただけないでしょうか。

・10月15日（火）14:00〜
・10月17日（木）10:00〜
・10月18日（金）15:00〜

ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

--
山田太郎
ABC株式会社 営業部

Apology Email

件名：【お詫び】納品遅延について

田中様

お世話になっております。
ABC株式会社の山田でございます。

このたびは、納品が遅れましたこと、
深くお詫び申し上げます。

原因を確認したところ、社内の確認作業に
想定以上の時間がかかってしまいました。

今後はこのようなことがないよう、
工程管理を徹底してまいります。

ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

--
山田太郎

Declining Politely

件名：Re: ご依頼の件について

田中様

お世話になっております。
ABC株式会社の山田でございます。

このたびはご依頼いただき、誠にありがとうございます。

せっかくのお申し出ではございますが、
あいにく現在、他案件の対応で手一杯となっており、
今回はお引き受けすることが難しい状況でございます。

ご期待に沿えず、大変申し訳ございません。
また機会がございましたら、ぜひお声がけいただければ幸いです。

何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。

--
山田太郎

See reference/email-templates.md for 12 complete templates.

Common Mistakes

Keigo Errors

1. Double honorifics (二重敬語)

   • ❌ おっしゃられる → ✅ おっしゃる
   • ❌ ご覧になられる → ✅ ご覧になる

2. Using sonkeigo for yourself

   • ❌ 私がいらっしゃいます → ✅ 私が参ります

3. Missing お/ご prefix

   • ❌ 連絡します → ✅ ご連絡いたします

Structure Errors

4. Starting without greeting

   • ❌ 資料を送ります → ✅ お世話になっております。資料をお送りいたします。

5. Too direct requests

   • ❌ 返事をください → ✅ ご返信いただけますと幸いです

6. Using casual language

   • ❌ 了解です → ✅ 承知いたしました / かしこまりました

7. Emojis in business emails - Never use in formal correspondence

Name/Title Errors

8. Wrong honorific suffix
   • ❌ 田中さん (too casual) → ✅ 田中様
   • ❌ 田中社長様 (double honorific) → ✅ 田中社長

External References

• Japanese Business Email Guide (Coto Academy)
• Email Templates (TCJ)
• Seasonal Greetings Guide (freee)
• ビジネスメール文例集 (business-mail.jp)