Meeting Notes Organizer & Action Item Extractor
Transform raw meeting notes into structured, actionable summaries.
When to Use
- After any meeting to create a clean summary
- Processing audio transcripts from Zoom/Teams/飞书
- Weekly standups, sprint reviews, project kick-offs
- Turning messy notes into shareable team documents
Core Workflow
Step 1: Input Collection
Provide any of:
- Raw bullet-point notes
- Audio transcript text
- Voice memo content
- Email thread summary
Step 2: Meeting Structure Template
## 会议纪要 | Meeting Summary
**会议主题 / Topic:** [填写]
**日期 / Date:** YYYY-MM-DD
**参会人 / Attendees:** [姓名列表]
**主持人 / Facilitator:** [姓名]
**记录人 / Note-taker:** [姓名]
---
## 议题讨论 | Discussion Points
### 1. [议题标题]
- **背景:** 简要说明
- **讨论内容:** 关键讨论点
- **结论/决议:** 明确的决定
### 2. [议题标题]
...
---
## 行动项 | Action Items
| # | 任务 | 负责人 | 截止日期 | 优先级 | 状态 |
|---|------|--------|----------|--------|------|
| 1 | [任务描述] | @姓名 | MM-DD | 高/中/低 | 待开始 |
| 2 | | | | | |
---
## 待确认事项 | Open Questions
- [ ] [问题1] — 负责跟进：@姓名
- [ ] [问题2]
---
## 下次会议 | Next Meeting
**时间:** [日期时间]
**议题预告:** [下次讨论的主要议题]
Step 3: Action Item Extraction Rules
When extracting action items, look for:
- 动词短语: "需要"、"要"、"将"、"负责"、"跟进"
- English triggers: "will", "need to", "action:", "owner:", "TODO"
- Implicit owners: If someone proposed something, they likely own it
- Deadlines: Extract explicit dates; if none, flag as "TBD"
Step 4: Priority Classification
高优先级 (High): 影响下次会议、有明确截止日期、阻塞其他任务
中优先级 (Medium): 本周内需完成、依赖关系中等
低优先级 (Low): 长期改进、无明确截止日期
Step 5: Distribution Checklist
- 发送给所有参会人
- 同步到项目管理工具（Jira/飞书/Notion）
- 在下次会议前 review 行动项完成情况
- 未完成项自动滚动到下次会议
Output Formats
Slack/飞书快速摘要:
📋 [会议主题] 纪要 - YYYY-MM-DD
✅ 决议：[1-2句核心决定]
📌 行动项（共N项）：
· @张三 - [任务] - 截止 MM-DD
· @李四 - [任务] - 截止 MM-DD
❓ 待确认：[未解决问题数]
完整纪要：[链接]
Pro Tips
- 会议开始前 明确记录人，确保覆盖所有行动项
- 实时确认 行动项负责人，不要会后猜测
- 48小时原则 会议结束48小时内发出纪要
- 版本控制 大型会议纪要建议保存版本历史