火一五文档技能 v4.0

企业级 Word 文档生成 — 青岛火一五信息科技有限公司

愿景： 加速企业向全场景人工智能机器人转变
理念： 打破信息孤岛，用一套系统驱动企业增长

核心原则

1. 企业文档三要素：编号 + 版本 + 密级
2. 格式标准：GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》企业简化版
3. 可追溯：版本历史、审批记录、修改说明

一、文档元数据（自动生成）

每份企业文档必须包含以下元数据：

编号规则：

[公司缩写]-[类型缩写]-[年份]-[序号]
例如：HG-HY-2026-001
  HG = 火一五公司
  HY = 会议/合同/报告（取拼音首字母）

类型缩写对照：

版本规则：

• V1.0 首次发布
• V1.1 小幅修订
• V2.0 重大修订
• V2.1-V2.9 功能迭代
• V3.0 正式版本

密级规则：

• 公开 — 对外公开文件
• 内部 — 公司内部使用
• 秘密 — 涉及商业机密
• 机密 — 核心机密文件

二、格式标准（GB/T 9704-2012 企业简化版）

2.1 页面设置

2.2 字体规范

2.3 段落规范

2.4 页眉页脚

页眉格式：

[LOGO] 公司名称          文档编号    密级
─────────────────────────────────────────（底边细线）

页脚格式：

第 X 页 / 共 Y 页

三、文档类型标准

3.1 会议纪要标准格式

结构：

【会议纪要】
编号：HG-HY-2026-001
日期：2026年4月12日
与会人员：XXX、XXX
主持人：XXX
记录人：XXX

一、会议时间、地点
二、会议主题
三、会议内容
   1. 议题一
   2. 议题二
四、决议事项
   1. 事项一
   2. 事项二
五、下一步工作

要点：

• 真实反映会议内容，不凭空捏造
• 围绕会议成果进行提炼和概括
• 反映集体意志，不掺杂个人意见
• 区分"会议记录"（原始材料）和"会议纪要"（正式公文）

3.2 合同标准格式

结构：

【合同】
编号：HG-HT-2026-001
签订日期：2026年4月12日
签订地点：XXX

第一章 总则
第一条 合同双方
第二条 合同依据

第二章 权利义务
第三条 甲方的权利义务
第四条 乙方的权利义务

第三章 违约责任
第五条 违约情形
第六条 赔偿标准

第四章 争议解决
第七条 争议解决方式
第八条 适用法律

附则
第九条 合同生效
第十条 合同期限

甲方（签章）：__________  乙方（签章）：__________
法定代表人：            法定代表人：
委托代理人：            委托代理人：
日期：                  日期：

要点：

• 优先采用国家或行业制定的示范合同文本
• 合同条款应完整、明确、无歧义
• 金额数字应同时标注大写
• 合同份数应明确

3.3 工作报告标准格式

结构：

【工作报告】
编号：HG-BG-2026-001
日期：2026年4月12日
标题：XXXX工作报告

一、基本情况
   1. 背景介绍
   2. 工作目标

二、主要工作
   1. 工作内容一
   2. 工作内容二

三、存在问题
   1. 问题一
   2. 问题二

四、下一步计划
   1. 改进措施
   2. 工作安排

报告人：XXX
日期：XXXX年XX月XX日

要点：

• 情况属实、数据准确
• 问题分析客观中肯
• 计划切实可行

3.4 周报/月报标准格式

周报结构：

【工作周报】
编号：HG-ZB-2026-001
姓名：XXX
部门：XXX
日期：2026年4月12日

一、本周完成工作
   1. 工作项一（完成度：100%）
   2. 工作项二（完成度：80%）

二、下周工作计划
   1. 工作项一
   2. 工作项二

三、风险与问题
   1. 风险一及应对措施
   2. 问题一及解决方案

四、需要支持
   1. 资源支持需求
   2. 跨部门协调需求

月报结构：

【工作月报】
编号：HG-YB-2026-001
姓名：XXX
部门：XXX
月份：2026年4月

一、本月工作完成情况
   1. KPI完成情况
   2. 重点项目进展

二、存在问题和原因分析
   1. 问题描述
   2. 原因分析

三、下月工作计划
   1. 工作目标
   2. 具体措施

四、建议和意见

要点：

• 目标导向，明确汇报价值
• 结构清晰，标准化框架
• 数据支撑，增强说服力

3.5 合同示范文本获取渠道

国家层面：

• 国家市场监督管理总局合同示范文本库：https://htsfwb.samr.gov.cn/
• 国家标准：GB/T 1.1-2020《标准化工作导则》

行业层面：

• 建设工程：GB/T 50500 系列
• 政府采购：各地政府采购示范文本

四、模式一：规则模式（默认）

用户只提供内容文本，没有提供模板文件时使用。

段落类型识别规则

版本历史表（自动生成）

文档开头自动插入：

【版本历史】
| 版本 | 日期 | 作者 | 修改内容 |
|------|------|------|----------|
| V1.0 | 2026-04-12 | 赵博 | 首次创建 |

审批签字区（可选）

文档末尾自动插入：

【审批记录】
| 角色 | 姓名 | 日期 | 签字 |
|------|------|------|------|
| 编制 | 赵博 | 2026-04-12 | __________ |
| 审核 | | | |
| 批准 | | | |

表格支持

• 第一行自动识别为表头，黑体居中
• 斑马条纹（隔行变色）
• 边框线型统一

五、模式二：模板模式（高精度）

用户提供了 .docx 模板文件时使用。

触发条件

用户发送了 .docx 文件，或明确说"按这个模板生成"。

模板分析流程

A. 结构分析

【模板结构】
- 封面：有/无，内容包括...
- 目录：有/无，层级深度...
- 密级标识：有/无，位置...
- 版本历史表：有/无，格式...
- 审批签字区：有/无，格式...
- 正文章节：X 层标题结构
- 附件/附录：有/无

B. 样式分析

【字体样式】
- 标题字体：X号，颜色，是否加粗
- 正文字体：X号，颜色，是否加粗

【段落样式】
- 行距：固定值 X 磅 / 倍行距
- 首行缩进：是/否，X 字符
- 段前段后间距：X pt

【页面设置】
- 边距：上下左右各多少
- 方向：纵向/横向
- 纸型：A4/Letter

生成规则

1. 保持与模板完全一致的字体、字号、颜色
2. 保持与模板完全一致的段落结构
3. 保持与模板一致的页面设置
4. 保持与模板一致的页眉页脚
5. 如模板有图表，保持图表位置和编号
6. 保留模板中的占位符注释

六、Word 生成脚本

无论哪种模式，最终都调用以下脚本生成 .docx 文件：

from create_word_doc import create_word_doc

create_word_doc(
    output_path="文档名.docx",
    title="文档标题",
    content="正文内容...",
    doc_number="HG-HY-2026-001",
    version="V1.0",
    classification="内部",
    author="赵博",
    company_name="青岛火一五信息科技有限公司",
    logo_path="/path/to/logo.png",
    approval=[
        {"role": "编制", "name": "赵博"},
        {"role": "审核", "name": ""},
        {"role": "批准", "name": ""},
    ],
    footer_page=True,
    header_doc_number=True,
)

命令行调用

python create-word-doc.py <输出文件> [标题] [正文] [编号] [版本] [密级]

七、输出文件命名规范

[文档类型]_[客户名]_[版本]_[日期].docx

例：合同_阿里巴巴_V1.0_20260412.docx

八、触发词

• 写word、写文档、写个文档
• 生成word、生成文档、创建文档
• 导出word、导出文档、下载word
• .docx、Word文档、Word生成、生成Word
• 写合同、写方案、写报告、写会议纪要
• 按模板生成、参照模板

九、参考资料

GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》

主要内容：

• 纸张要求：A4型纸（210mm×297mm）
• 天头（上白边）：37mm±1mm
• 地脚（下白边）：35mm±1mm
• 订口（左白边）：28mm±1mm
• 版心尺寸：156mm×225mm

国家标准获取渠道

合同示范文本获取

• 国家市场监督管理总局合同示范文本库：https://htsfwb.samr.gov.cn/

十、快速参考

技术支持： 青岛火一五信息科技有限公司
愿景： 加速企业向全场景人工智能机器人转变
理念： 打破信息孤岛，用一套系统驱动企业增长

十一、Word 完美导出 PDF 功能

11.1 功能说明

本技能支持将生成的 Word 文档完美转换为 PDF 格式，保持原有格式（页眉页脚、表格、字体等）。

11.2 前置要求

必须安装 LibreOffice：

brew install --cask libreoffice

11.3 转换脚本

# 转换单个文件
python3 scripts/word-to-pdf.py 合同.docx

# 指定输出文件
python3 scripts/word-to-pdf.py 合同.docx 合同.pdf

# 批量转换
python3 scripts/word-to-pdf.py *.docx --output-dir ./pdf/

11.4 Python API 调用

from scripts.word_to_pdf import convert_to_pdf, convert_batch

# 单个文件转换
success, result = convert_to_pdf("合同.docx", "合同.pdf")
if success:
    print(f"PDF已生成: {result}")
else:
    print(f"转换失败: {result}")

# 批量转换
results = convert_batch(["合同1.docx", "合同2.docx"], output_dir="./pdf/")
print(f"成功: {len(results['success'])}")
print(f"失败: {len(results['failed'])}")

11.5 触发词

• "导出 PDF"、"转 PDF"、"转成 PDF"
• "下载 PDF"、"生成 PDF"
• "Word 导出 PDF"、"docx 转 PDF"
• "转PDF"、"转成PDF"

11.6 依赖工具

11.7 格式保持